Upravljanje projekta

Trajanje: 11. april 2016–10. april 2019

Proračun: 150.000,00 €

Kontaktni osebi:
Marijan Babić, Hrvatske vode, marijan.babic@voda.hr
Bojan Jakopič, MOP, bojan.jakopic@gov.si

 

Aktivnosti:

V okviru delovnega paketa M – Upravljanje projekta je predvideno sedem glavnih aktivnosti, in sicer:

  1. Načrt upravljanja projekta

V okviru te aktivnosti bo pripravljen Načrt upravljanja projekta, ki bo vključeval tudi komunikacijski in finančni načrt. Vseboval bo podatke za uspešno vodenje in izvajanje projekta, komunikacijske postopke v okviru partnerstva in Programa, postopke poročanja in ocenjevanja, postopke za spremljanje tveganj in nadzor kakovosti, načrt sestankov (koordinacijskih in tehničnih), itd.

  1. Strateška koordinacija

Ta aktivnost bo vključevala strateško koordinacijo med Hrvatskimi vodami in Ministrstvom za okolje in prostor ter ostalimi partnerji, prav tako pa strateško koordinacijo z zunanjimi strankami, vključno s Stalno slovensko-hrvaško komisijo za vodno gospodarstvo in njenimi podkomisijami.

  1. Tehnična koordinacija

Za osem delovnih paketov so ustanovljene delovne skupine predstavnikov projektnih partnerjev. Tehnična koordinacija pomeni sestanke in koordinacijo delovnih skupin, vključno s koordinacijo in posvetovanjem s projektno upravljavsko skupino in ostalimi deležniki, da se dobi odobritev razvitih nestrukturnih in načrtovanih strukturnih ukrepov.

  1. Upravljanje tveganj in kakovosti

V okviru upravljanja tveganj in kakovosti se bodo identificirala in analizirala potencialna tveganja, ki bi lahko ogrozila uspešno izvedbo projekta. Za odpravo teh tveganj bodo določene aktivnosti za njihovo odstranitev s ciljem uspešne izvedbe projekta v načrtovanih rokih. Tekom trajanja projekta bo izveden tudi nadzor kakovosti projektnih aktivnosti in rezultatov in njihove skladnosti s čezmejnim sodelovanjem ter nacionalnimi dokumenti načrtovanja upravljanja voda in zmanjševanja poplavne ogroženosti. Uporabljeni bodo procesi nadzora in zagotovitve kakovosti (načrtovanje kakovosti, nadzor kakovosti, zagotovitev kakovosti in izboljšanje kakovosti), da se bo za uporabnike zagotovila ustrezna raven kakovosti rezultatov.

  1. Finančno upravljanje

Finančno upravljanje bo pri izvajanju projekta zagotovilo načela dobrega finančnega poslovanja, ločitev funkcij upravljanja in nadzora, točnost izjav o izdatkih, ki temeljijo na preverljivih dokazilih, koordinacijo finančnih upravljavcev vseh projektnih partnerjev in pripravo poročil ter zahtevkov za povračila v skladu s pravili Programa.

  1. Poročanje

Poročanje se bo izvajalo v skladu s Programom in Načrtom upravljanja projekta. Poročila so: poročila o napredku (skupna poročila o napredku vsakih šest mesecev, mesečna poročila, ad hoc poročila) in finančna poročila. Pripravil jih bo vodilni projektni partner na podlagi poročil projektnih partnerjev in jih posredoval Organu upravljanja/Skupnemu sekretariatu.

  1. Arhiviranje in zaključek

V okviru te dejavnosti bo vzpostavljen učinkovit in natančno opredeljen datotečni sistem, ki bo zagotovil ustrezne revizijske sledi in lažje iskanje dokumentov. Razvita bosta tako fizični arhiv (dokumenti v tiskani obliki) kot elektronska zbirka dokumentov.

Predvideni rezultati oz. izročki:

Aktivnost Izročki

Število izročkov

Načrt upravljanja projekta Načrt upravljanja projekta

1

Strateška koordinacija Zapisniki sestankov

12

Strateška koordinacija Bilateralno dogovorjene metodologije

4

Tehnična koordinacija Zapisniki sestankov in poročila o napredku

24

Upravljanje tveganj in kvalitete Poročila o upravljanju tveganj in nadzoru kakovosti

6

Finančno upravljanje Finančna poročila in zahteve za povračila

6

Finančno upravljanje Zaključno finančno poročilo

1

Poročanje Periodična poročila

42

Poročanje Zaključno poročilo

1

Arhiviranje in zaključek Datotečni sistem

1

Arhiviranje in zaključek Poročilo o zaključku projekta

1